Деятельность отдела
1. Осуществление документационного обеспечения, руководства и контроля за ведением делопроизводства в университете.
2. Разработка номенклатуры дел университета, осуществление контроля за соблюдением сроков хранения документов в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
3. Разработка стандарта организации «Управление документацией. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению, учету, хранению, организации и контролю».
4. Ведение протоколов экспертной комиссии университета по оценке документов, законченных делопроизводством.
5. Проведение инструктажей с ответственными за делопроизводство по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.
6. Осуществление периодических проверок состояния делопроизводства в структурных подразделениях университета.
7. Разработка, внедрение и внесение изменений в унифицированные формы документов: бланки приказов, распоряжений, писем.
8. Обеспечение наличия, учета, выдачи структурным подразделениям бланочной продукции общего отдела и уничтожения испорченных бланков.
9. Ведение учета всех печатей и штампов, имеющихся в университете и периодических проверок использования печатей, штампов и бланков.
10. Осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями университета дел, подлежащих сдаче в архив.
11. Осуществление контроля над своевременной сдачей структурными подразделениями университета дел на хранение в архив.
12. Осуществления контроля над уничтожением структурными подразделениями университета документов, не подлежащих хранению.
13. Регистрация входящей корреспонденции (Почта России, нарочно, электронная почта, факс, экспресс-почта).
14. Направление документов на исполнение в структурные подразделения, после резолюции руководства, и контроль их исполнения.
15. Ведение учета входящих документов, поставленных на контроль и хода их исполнения.
16. Ведение регистрации, оформления и учета исходящей корреспонденции, оформление сопроводительных документов для сдачи исходящей корреспонденции на почтовое отделение, осуществление отправки экспресс – почты.
17. Работа с документами по системе электронного взаимодействия с Минобрнауки.
18. Отправка документов по каналам факсимильной связи и электронной почте, ведение их учета и регистрации.
19. Печать и регистрирация приказов по учебно-методическим и другим основным вопросам деятельности, приказов по административно-финансовым вопросам, распоряжений по учебным, научным и административно-хозяйственным вопросам.
20. Ведение регистрации командировочных документов лиц, приезжающих в университет.
21. Ведение регистрации документов управления кадров по личному составу сотрудников и студентов (договоры, заявления, доплаты, проекты приказов и т.д.) (согласно приказа по университету «О порядке визирования»), отслеживание их прохождения через соответствующие структурные подразделения и передача их исполнителям.
22. Ведение делопроизводства по обращениям граждан.
23. Выполнение копировально-множительных работ.
24. Хранение, копирование, подготовка нотариальных копий и выдача структурным подразделениям учредительных документов университета.